Timicx - die flexible Web-Zeiterfassung online für Ihre Projekte

Der Monat ist zu Ende, Sie haben die Rechnungen für Ihre Kunden erstellt und die Gesamtstunden Ihrer Mitarbeiter ausgewertet. Nun wollen Sie vielleicht vermeiden, dass Zeitbuchungen in dem bereits abgerechneten Zeitraum verändert werden können. Genau dazu dient in Timicx der Buchungsschluss: Sie legen einfach ein Datum fest, vor dem keine Buchungen mehr geändert oder hinzugefügt werden können.

Sie finden das Feld zum Setzen des Buchungsschlusses im Bereich „Management > Buchungsoptionen“. Der Buchungsschluss gilt übrigens auch für Management-Nutzer, Sie können ihn jedoch jederzeit anpassen, wenn Sie doch noch Veränderungen vergangener Buchungen vornehmen müssen.

Aus der Praxis für die Praxis: In dieser Rubrik stellen wir Ihnen Details zu den Konzepten und Möglichkeiten der Timicx Projektzeiterfassung vor. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen an konkreten Beispielen, wie Sie die Projektstruktur von Timicx an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.

Projekte werden in Timicx hierarchisch organisiert: Jedes Projekt kann beliebige Unterprojekte haben, die wiederum Unterprojekte enthalten können. Mit der Projekthierarchie haben Sie ein äußerst flexibles Mittel, ihre unternehmensspezifischen Projektstrukturen abzubilden. Wie Sie den Projektbaum genau aufbauen, hängt vor allem von der Arbeitsweise Ihres Unternehmens ab. Sie werden in den folgenden Beispielen sehen, dass der Begriff "Projekt" selbst dabei relativ weit gefasst ist.

Sie sollten sich zunächst einige Gedanken darüber machen, wie der Projektbaum für Ihr Unternehmen grundsätzlich aussehen soll. Dass sich solch eine Struktur im Laufe der Zeit verändert, ist auch klar. Selbstverständlich können Sie Ihre Projekthierarchie auch später noch beliebig umstrukturieren.

Beispiel 1: Die Werbeagentur

Die Graphicx Design GmbH ist eine kleine Agentur mit acht Mitarbeitern, die Kundenaufträge in den Bereichen Web und Print bearbeitet. Danach orientiert sich auch die Struktur der Projektzeiterfassung: Auf der ersten Ebene befinden sich die Bereiche Kunden, Verwaltung und Eigene Projekte (sie haben dort gerade ein ganz neues Content-Management-System in der Entwicklung).

Auf der nächsten Ebene werden die Kundenprojekte selbst aufgezählt. Hat ein Kunde mehrere Projekte, gibt es entsprechend eine weitere Unterteilung. Neben einmaligen Projekten ("Tischlerei Münst/Flyer") gibt es auch fortlaufende Aufträge, zum Beispiel das Amtsblatt für die Gemeinde Carsdorf.

Die Mitarbeiter buchen ihre tägliche Arbeitszeit mit den entsprechenden Tätigkeiten (z.B. "Designentwurf", "Layout Print" oder "Implementierung Web"). Wird die Rechnung an den Auftraggeber geschrieben, kommt der dazugehörige Stundennachweis fertig aus der Zeiterfassung - auf ihm ist ersichtlich, wer wann wie lange woran gearbeitet hat. Außerdem kann die Chefin über eine einfache Stundenauswertung erkennen, wieviel Aufwand in die einzelnen Tätigkeitsbereiche ihrer Agentur fließt.

Vermutlich kennen Sie das Problem: Kurz vor der Abrechnung für den Kunden stellen Sie fest, dass Mitarbeiter ihre Zeiten versehentlich in ein falsches Projekt erfasst oder eine Tätigkeit nicht korrekt zugeordnet haben. Bisher mussten Sie den jeweiligen Mitarbeiter bitten, seine Zeitbuchung entsprechend zu korrigieren - ab sofort können Sie dies als Benutzer der Gruppe "Management" unkompliziert selbst erledigen.

Ab heute steht Timicx in der aktuellen Version 1.2.1 zur Verfügung. Diese Version enthält das neue Management-Modul "Buchungen bearbeiten". Dort ist es Nutzern der Gruppe "Management" möglich, Zeitbuchungen anderer Mitarbeiter anzusehen und zu bearbeiten. Außerdem können Sie Buchungen für andere Mitarbeiter anlegen.

Diese in der Praxis äußerst nützliche Funktion befindet sich im Bereich "Management", auf den nur Nutzer Zugriff haben, die auch der Gruppe "Management" zugeordnet sind. Alle anderen Mitarbeiter können nur ihre eigenen Zeitbuchungen ansehen und bearbeiten.

Mit unserer neuen Erweiterung Timicx Mobile erfassen Sie Ihre Projektzeiten unterwegs mit Ihrem iPhone, Smartphone oder PDA. Sie brauchen lediglich ein geeignetes Mobiltelefon und Zugang zum Internet.

Timicx und Timicx Mobile arbeiten auf dem gleichen Datenbestand und ergänzen sich gegenseitig. So können Sie alle unterwegs erfassten Buchungen in der Zeiterfassung am PC ansehen und bearbeiten oder umgekehrt.

Von Ihrem Handy aus können Sie dabei folgende Timicx-Funktionen nutzen:

• Nachträgliche Erfassung von Zeitbuchungen
• Live-Erfassung von Zeitbuchungen
• Anzeigen und Bearbeiten bisheriger Zeitbuchungen

Timicx Mobile ist eine Web-Anwendung, die im Browser Ihres Mobiltelefons läuft. Die Oberfläche ist komplett per Touchscreen bedienbar, damit Sie Ihre Projektzeiten so komfortabel wie möglich erfassen können.

In Timicx haben wir für Sie die Auswertung der erfassten Projektstunden so gestaltet, dass Sie diese einfach als Grundlage für Ihre Rechnungsstellung gegenüber Ihren Kunden nutzen können.

Der Ablauf zur Erstellung stundenbasierter Abrechnungen mit Timicx sieht dabei in der Regel wie folgt aus:

1. Projektzeiten erfassen

Sie und Ihre Mitarbeiter erfassen Ihre geleisteten Stunden in den jeweiligen Projekten. Mit der Festlegung eines Buchungsschlusses können Sie verhindern, dass später noch Daten in einem Zeitraum geändert werden, der bereits gegenüber dem Kunden abgerechnet wurde.

2. Stundennachweis erstellen

Der Stundennachweis ist die Basis für die Erstellung Ihrer Rechnungen. Ihr Kunde sieht darin, welche Leistungen Sie ihm genau berechnen. Wählen Sie dazu in Ihrer Timicx Zeiterfassung die Auswertung „Arbeitsnachweis für ein Projekt“ aus. Sie können dabei folgende Angaben machen:

Die Projektstruktur in Ihrem Unternehmen ist nicht statisch - von Zeit zu Zeit werden Sie auch Ihre Projekthierarchie in der Zeiterfassung anpassen und umstrukturieren. Mit Timicx ist das kein Problem: Sie können Projekte verschieben oder duplizieren, ohne dass bereits erfasste Zeitbuchungen verloren gehen.

Projekte verschieben

Das Verschieben von Projekten erfolgt im Modul "Projekte" einfach per Drag and Drop. Um ein Projekt zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie sicher, dass in den Anzeigeoptionen der Haken "Verschieben von Projekten aktivieren" gesetzt ist.
2. Klappen Sie den Projektbaum so aus, dass Sie das zu verschiebene Projekt sowie den neuen Ort des Projektes sehen.
3. Ziehen Sie das zu verschiebene Projekt mit der Maus an den neuen Ort im Baum.

Wenn Sie ein Projekt versehentlich verschoben haben, ziehen Sie es einfach wieder an die alte Stelle zurück. Bei allen Verschiebeoperationen bleiben die erfassten Zeitbuchungen natürlich erhalten.

Projekte duplizieren

Wenn Sie während des Ziehens mit der Maus zusätzlich die Strg-Taste gedrückt halten, wird das Projekt mit all seinen Teilprojekten dupliziert. Dies ist dann nützlich, wenn Sie ein neues Projekt anlegen möchten, das eine ähnliche Struktur hat wie ein bereits vorhandenes. Das neue Projekt enthält keine Zeitbuchungen.

Für das Verschieben oder Duplizieren müssen Sie über Projektleiter-Berechtigungen sowohl an der bisherigen als auch an der neuen Stelle im Projektbaum verfügen.

Aus der Praxis für die Praxis: In dieser Rubrik stellen wir Ihnen Details zu den Konzepten und Möglichkeiten der Timicx Online-Zeiterfassung vor. Heute erfahren Sie, welche Berechtigungsstufen es in Timicx gibt und wie Sie diese anwenden können.

Eine Projektzeiterfassung enthält naturgemäß auch sensible Unternehmensdaten. Aus diesem Grund ist es in Timicx möglich, die Berechtigungen der einzelnen Benutzer einzuschränken. So soll nicht jeder Mitarbeiter alle Projekte ändern oder nach Belieben Auswertungen über andere Mitarbeiter und Projekte durchführen können. Timicx verfügt hier über ein wirkungsvolles, aber dennoch leicht verständliches Berechtigungskonzept.

Berechtigungsstufen

Wer in Timicx was tun darf, lässt sich im Wesentlichen in vier Berechtigungensstufen einteilen: Einfache Projektmitglieder, Projektleiter, Gruppenleiter und Management-Benutzer:

Da Sie in Timicx nach Belieben Unterprojekte anlegen können, kann Ihre Projektstruktur schnell sehr umfangreich werden. Damit Sie sich nicht für jede Zeitbuchung durch den gesamten Projektbaum wühlen müssen, gibt es in Timicx die Liste der zuletzt von Ihnen verwendeten Projekte:

Übrigens wird bei der Auswahl eines Projektes bei der Zeiterfassung auch gleich die zuletzt verwendete Tätigkeit mit vorausgewählt.

Wie viele Projekte in der Liste der zuletzt genutzen Projekte angezeigt werden, können Sie unter dem Punkt "Einstellungen" im Hauptmenü festlegen: