Timicx - die flexible Web-Zeiterfassung online für Ihre Projekte

Aus der Praxis für die Praxis: In dieser Rubrik stellen wir Ihnen Details zu den Konzepten und Möglichkeiten der Timicx Projektzeiterfassung vor. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen an konkreten Beispielen, wie Sie die Projektstruktur von Timicx an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.

Projekte werden in Timicx hierarchisch organisiert: Jedes Projekt kann beliebige Unterprojekte haben, die wiederum Unterprojekte enthalten können. Mit der Projekthierarchie haben Sie ein äußerst flexibles Mittel, ihre unternehmensspezifischen Projektstrukturen abzubilden. Wie Sie den Projektbaum genau aufbauen, hängt vor allem von der Arbeitsweise Ihres Unternehmens ab. Sie werden in den folgenden Beispielen sehen, dass der Begriff "Projekt" selbst dabei relativ weit gefasst ist.

Sie sollten sich zunächst einige Gedanken darüber machen, wie der Projektbaum für Ihr Unternehmen grundsätzlich aussehen soll. Dass sich solch eine Struktur im Laufe der Zeit verändert, ist auch klar. Selbstverständlich können Sie Ihre Projekthierarchie auch später noch beliebig umstrukturieren.

Beispiel 1: Die Werbeagentur

Die Graphicx Design GmbH ist eine kleine Agentur mit acht Mitarbeitern, die Kundenaufträge in den Bereichen Web und Print bearbeitet. Danach orientiert sich auch die Struktur der Projektzeiterfassung: Auf der ersten Ebene befinden sich die Bereiche Kunden, Verwaltung und Eigene Projekte (sie haben dort gerade ein ganz neues Content-Management-System in der Entwicklung).

Auf der nächsten Ebene werden die Kundenprojekte selbst aufgezählt. Hat ein Kunde mehrere Projekte, gibt es entsprechend eine weitere Unterteilung. Neben einmaligen Projekten ("Tischlerei Münst/Flyer") gibt es auch fortlaufende Aufträge, zum Beispiel das Amtsblatt für die Gemeinde Carsdorf.

Die Mitarbeiter buchen ihre tägliche Arbeitszeit mit den entsprechenden Tätigkeiten (z.B. "Designentwurf", "Layout Print" oder "Implementierung Web"). Wird die Rechnung an den Auftraggeber geschrieben, kommt der dazugehörige Stundennachweis fertig aus der Zeiterfassung - auf ihm ist ersichtlich, wer wann wie lange woran gearbeitet hat. Außerdem kann die Chefin über eine einfache Stundenauswertung erkennen, wieviel Aufwand in die einzelnen Tätigkeitsbereiche ihrer Agentur fließt.

Vermutlich kennen Sie das Problem: Kurz vor der Abrechnung für den Kunden stellen Sie fest, dass Mitarbeiter ihre Zeiten versehentlich in ein falsches Projekt erfasst oder eine Tätigkeit nicht korrekt zugeordnet haben. Bisher mussten Sie den jeweiligen Mitarbeiter bitten, seine Zeitbuchung entsprechend zu korrigieren - ab sofort können Sie dies als Benutzer der Gruppe "Management" unkompliziert selbst erledigen.

Ab heute steht Timicx in der aktuellen Version 1.2.1 zur Verfügung. Diese Version enthält das neue Management-Modul "Buchungen bearbeiten". Dort ist es Nutzern der Gruppe "Management" möglich, Zeitbuchungen anderer Mitarbeiter anzusehen und zu bearbeiten. Außerdem können Sie Buchungen für andere Mitarbeiter anlegen.

Diese in der Praxis äußerst nützliche Funktion befindet sich im Bereich "Management", auf den nur Nutzer Zugriff haben, die auch der Gruppe "Management" zugeordnet sind. Alle anderen Mitarbeiter können nur ihre eigenen Zeitbuchungen ansehen und bearbeiten.

In Timicx haben wir für Sie die Auswertung der erfassten Projektstunden so gestaltet, dass Sie diese einfach als Grundlage für Ihre Rechnungsstellung gegenüber Ihren Kunden nutzen können.

Der Ablauf zur Erstellung stundenbasierter Abrechnungen mit Timicx sieht dabei in der Regel wie folgt aus:

1. Projektzeiten erfassen

Sie und Ihre Mitarbeiter erfassen Ihre geleisteten Stunden in den jeweiligen Projekten. Mit der Festlegung eines Buchungsschlusses können Sie verhindern, dass später noch Daten in einem Zeitraum geändert werden, der bereits gegenüber dem Kunden abgerechnet wurde.

2. Stundennachweis erstellen

Der Stundennachweis ist die Basis für die Erstellung Ihrer Rechnungen. Ihr Kunde sieht darin, welche Leistungen Sie ihm genau berechnen. Wählen Sie dazu in Ihrer Timicx Zeiterfassung die Auswertung „Arbeitsnachweis für ein Projekt“ aus. Sie können dabei folgende Angaben machen:

Aus der Praxis für die Praxis: In dieser Rubrik stellen wir Ihnen Details zu den Konzepten und Möglichkeiten der Timicx Online-Zeiterfassung vor. Heute erfahren Sie, welche Berechtigungsstufen es in Timicx gibt und wie Sie diese anwenden können.

Eine Projektzeiterfassung enthält naturgemäß auch sensible Unternehmensdaten. Aus diesem Grund ist es in Timicx möglich, die Berechtigungen der einzelnen Benutzer einzuschränken. So soll nicht jeder Mitarbeiter alle Projekte ändern oder nach Belieben Auswertungen über andere Mitarbeiter und Projekte durchführen können. Timicx verfügt hier über ein wirkungsvolles, aber dennoch leicht verständliches Berechtigungskonzept.

Berechtigungsstufen

Wer in Timicx was tun darf, lässt sich im Wesentlichen in vier Berechtigungensstufen einteilen: Einfache Projektmitglieder, Projektleiter, Gruppenleiter und Management-Benutzer: