Projektzeiterfassung: Was Sie bei der Einführung beachten sollten

Unternehmen, die bisher keine Software zur Zeiterfassung nutzen, stehen oft vor der gleichen Herausforderung: Wie können wir eine Zeiterfassungssoftware einfach im Unternehmen einführen? Was müssen wir grundlegend beachten und wie können wir eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreichen?

Die Gründe für die Nutzung einer Zeiterfassung sind dabei unterschiedlich: Oftmals kommen Arbeitgeber mit der Zeiterfassung nicht nur den gesetzlichen Pflichten zur Arbeitszeiterfassung nach, sondern reagieren auch auf die flexibleren Arbeitszeitmodelle und den Trends rund um New Work, Home Office, Vertrauensarbeitszeit & Co.

Im Folgenden stellen wir daher einige zentrale Punkte vor, die Sie aus unserer Sicht für die erfolgreiche Einführung einer Zeiterfassung beachten sollten:

1. Zieldefinition: Was soll die Zeiterfassung erreichen?

Bevor Sie mit der Auswahl des richtigen Systems beginnen und Sie eine Zeiterfassungssoftware implementieren können, sollten Sie sich selbst zentrale Fragen darüber stellen, was Sie mit der Zeiterfassung erreichen wollen und wie sie idealerweise im Unternehmen umgesetzt werden kann. Die folgenden Fragen können Ihnen bei dieser Zieldefinition helfen:

• Was ist Ziel der Zeiterfassung? (Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung für Projektstunden, Überstundenmodell etc.)
• Wozu sollen die Daten dienen und welche Auswertungen sollen erstellt werden?
• Wie hoch darf die damit verbundene Investition (zeitlich und finanziell) sein?
• Soll das System nur stationär oder auch mobil einsetzbar sein?
• Mit welchen Geräten soll die Erfassung der Zeiten erfolgen?
• Sollen Ort und Auftrag / Tätigkeit erfassbar sein?
• Sollen Zeitkonten geführt werden?
• Gibt es Anforderungen für die Verwaltung von Aufgaben und Projekten?
• Werden Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt?

2. Rechtliche Rahmenbedingungen beachten

Ebenfalls von zentraler Bedeutung können die gesetzlichen Anforderungen sein. Setzen Sie sich insbesondere mit folgenden Aspekten auseinander und bewerten Sie diese individuell für Ihr Unternehmen:

• Allgemeine Datenschutzanforderungen (DSGVO, BDSG)
• Arbeitnehmerdatenschutz im Speziellen
• Mitwirkungstatbestände für die Arbeitnehmervertretung (BetrVG)
• Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten (bspw. bei Minijobbern oder in Branchen gemäß Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz)
• Aufzeichnungspflichten für werktägliche Mehrarbeit (ArbZG)

Darüber hinaus sind Sie bei der Nutzung von IT-gestützten Systemen verpflichtet, durch technische und organisatorische Maßnahmen den Schutz der im Zeiterfassungssystem erfassten Daten zu gewährleisten.

Achtung: Alle Funktionen des Zeiterfassungssystems, die Sie benötigen, um Ihre Arbeitgeberpflichten zu erfüllen (bspw. Arbeitszeiterfassung, Arbeitsschutz, Personalplanung etc.), können in der Regel zustimmungsfrei eingeführt werden. Wollen Sie darüberhinausgehende Zusatzfunktionen nutzen, sind diese seitens der Arbeitnehmer zustimmungspflichtig.

3. Mobile Endgeräte für die Zeiterfassung nutzen

Immer wieder stellt sich die Frage, über welche Geräte die Zeiterfassung erfolgen soll. Spätestens, wenn Sie sich dann auch noch für ein mobil einsatzfähiges System entscheiden, wird die Fragestellung zu einem zentralen Punkt der Systemeinführung.

Der Desktop-PC vom Arbeitsplatz steht nicht zur Verfügung. Gleichzeitig wollen Sie aber vielleicht nicht jeden Mitarbeiter mit Smartphone oder Tablet ausstatten. Eine Möglichkeit besteht darin, dass der Mitarbeiter sein eigenes Gerät nutzt. Experten sprechen hierbei vom Trend „Bring Your Own Device“ (BYOD). Was Sie dabei beachten sollten, fasst dieser Leitfaden vom BITKOM zusammen.

Von zentraler Bedeutung ist aber auch hier die IT-Sicherheit. Sie müssen sicherstellen, dass die Übertragung der Daten zwischen dem mobilen Endgerät und Ihrer Zeiterfassungsdatenbank verschlüsselt erfolgt. Dafür lohnt sich ein Blick in den Leitfaden IT-Sicherheit der Initiative Mittelstand digital.

4. Lassen Sie sich Zeit: Keine überstürzte Auswahl treffen

Mit dem gewählten Zeiterfassungssystem werden Sie (hoffentlich) eine lange Zeit arbeiten. Treffen Sie daher keine unüberlegten Entscheidungen und lassen Sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl des Systems. Holen Sie sich weitere Meinungen im Unternehmen ein und planen Sie Zeit für Feedbackschleifen ein. Räumen Sie dabei mitwirkenden Personen die Zeit ein, Testversionen auszuprobieren und auf Herz und Nieren zu prüfen. Nur so können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter das gewählte System später akzeptieren und es sich gut in die Arbeitsprozesse integriert.

Dabei liegt die höchste Priorität auf der Benutzerfreundlichkeit. Denn nur wenn diese gegeben ist, werden Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung durchgängig nutzen und Sie erhalten die gewünschte hohe Datenqualität.

Lassen Sie dabei Ihre definierten Anforderungen aus Punkt 1 nicht aus dem Blick!

5. Kommunizieren Sie die Einführung offen

Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware ist bei vielen Mitarbeitern mit Überwachungsängsten verbunden. Stellen Sie daher die damit verfolgten Unternehmensziele und ihre Vielfalt möglichst transparent dar.

Mit der Einführung eines Zeiterfassungssystem sind oftmals auch die folgenden Ziele verbunden:

• Das Backoffice wird um manuelle Prozesse entlastet, bekommt mehr Zeit fürs Wesentliche und kann die anderen Unternehmensbereiche besser unterstützen.
• Durch das Zeiterfassungssystem wird eine bessere Qualität bei den abrechenbaren Zeiten erwartet, die dem Auftraggeber gegenüber ausgewiesen werden können.
• Die Personalverantwortlichen erhalten einen besseren Überblick über die Auslastung bzw. Überlastung der Mitarbeiter und können Ressourcen besser steuern und Aufgaben gezielter verteilen.

Die Zeiterfassung wird also dazu beitragen, dass das Unternehmen besser aufgestellt ist, Arbeitsplätze gesichert werden und die Arbeitsqualität gesteigert wird.

Zeigen Sie zudem die persönlichen Vorteile eines jeden Einzelnen auf. Dabei können Sie in der Argumentation beispielsweise folgende Punkte ansprechen:

• Die Zeiterfassung ist ein objektives Instrument für den Leistungsnachweis. Gerade bei freier Arbeitszeitgestaltung gibt es immer wieder Misstrauen zwischen den Arbeitnehmern und zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Projektzeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen.
• Die neue Transparenz baut Zweifel ab und fördert das Vertrauen untereinander. Die Zusammenarbeit wird für den Einzelnen angenehmer.

Binden Sie, soweit bei Ihnen vorhanden, die Arbeitnehmervertretung mit ein. Teilweise besteht hierfür eine gesetzliche Verpflichtung.

Definieren Sie einen Ansprechpartner, auf den Mitarbeiter bei Fragen, Ängsten oder Anmerkungen zugehen können und der befugt und befähigt ist, Aussagen zu treffen und Fragen zu beantworten.

6. Passen Sie die Zeiterfassung an Ihr Unternehmen an

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre neue Zeiterfassung zu strukturieren. Folgende Punkte sind dabei essenziell: Projektstruktur, Tätigkeiten, Tagessätze und Berechtigungen. Spätere Nachbesserungen sind kein Genickbruch, führen aber zu Unsicherheit bei Ihren Mitarbeitern und ggf. werden die bis dahin erfassten Daten nicht vergleichbar zu den zukünftigen Daten.

Für die Timicx Zeiterfassung finden Sie kurze Anleitungen für die Strukturierung Ihrer Zeiterfassung hier:

• in der Zeiterfassung Projekte optimal strukturieren
• Stundensätze für Mitarbeiter, Projekte und Tätigkeite festlegen
• Projektverwaltung

7. Auswertungen und zugehörige Prozesse beschreiben

Das Potential in der Einführung einer digitalen Projektzeiterfassung liegt unumstritten in den Auswertungsmöglichkeiten und der Integrierbarkeit in bestehende Prozesse. Um hier von Anfang an ein Maximum an brauchbaren Output zu generieren, benötigt es eine entsprechende Vorbereitung:

• Welche Prozesse sollen von den Zeitdaten zukünftig profitieren?
• Welche Mitarbeiter brauchen somit Zugriff auf den Datenbestand?
• Wie soll der Zugriff organisiert werden?
• Welche Auswertungen sollen standardisiert zur Verfügung gestellt werden?
• Welche prozessualen Anpassungen werden notwendig?
• Sind Genehmigungen für die Auswertungen einzuholen?

Vergessen Sie dabei nicht, dass jeder Mitarbeiter eine Auswertung seiner Zeiten erhält. Mit Hilfe dieser Daten kann er seine eigenen Arbeitszeiten besser bewerten und Zeitfresser selbst identifizieren und abstellen.

8. Planen Sie eine Eingewöhnungsphase ein

Geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern rund zwei Wochen nach der Liveschaltung des Systems für die Eingewöhnung. Spätestens in dieser Phase, idealerweise aber vorab, sollten Sie allen Mitarbeitern zudem Schulungsangebote unterbreitet und die Rahmenbedingungen für die Zeiterfassung definiert haben.

In der Eingewöhnungsphase müssen Korrekturen unkompliziert möglich sein, sodass Mitarbeiter Zeiten schnell anpassen oder nachbuchen können.

Beobachten und bewerten Sie zudem die Nutzung des Systems, sodass Sie schnell Schwachstellen oder Handlungsbedarf erkennen und nachsteuern können. Dabei kann Ihnen auch ein Feedbacksystem helfen, dass es Ihren Mitarbeitern ermöglicht schnell und unkompliziert Rückmeldungen zu geben und Verbesserungsvorschläge zu melden.

Zusammenfassung

Durch die Nutzung aktueller technischer Möglichkeiten können Sie Prozesse effizienter gestalten. Denn die Zeiterfassung ist schon lange nicht mehr nur das Erfassen von Kommen und Gehen. Es besteht ein wesentlicher Einfluss auf Bereiche wie Lohnbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling. Ist die Auswahl des Systems strukturiert abgelaufen, ist wie Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Software den Arbeitsalltag vereinfachen sowie die Produktivität steigern kann und dabei auch von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Voraussetzung hierfür ist, dass die Umsetzung planvoll erfolgte und alle betroffenen Gruppen entsprechend eingebunden wurden und mitwirken konnten.

Tipp: Unser Praxis-Artikel "Projektmanagement: Wie Sie Ihre Projekte sicher planen und durchführen" zeigt die Einführung einer Projektzeiterfassung an einem praktischen Fallbeispiel.