Projektmanagement: Wie Sie Ihre Projekte sicher planen und durchführen

Viele von uns haben im Beruf irgendwann mit Projekten zu tun und führen ab und an kleinere Projekte selbst durch. Doch die wenigsten von uns sind "gelernte" Projektmanager. Wir führen Projekte daher oft einfach nach Bauchgefühl - mit hohen Risiken.

Diese Art der Projektführung funktioniert gerade in kleineren Projekten mit etwas Erfahrung erstaunlich oft. Wenn ein Projekt dann aber doch aus dem Ruder läuft, ist es um so schwerer, das rechtzeitig zu erkennen und die genauen Ursachen zu finden. Ohne dieses Wissen können Sie aber nicht gegensteuern und das Projekt gleitet Ihnen aus den Händen.

Um das zu vermeiden, werden wir uns in diesem Artikel anhand eines Praxis-Beispiels die wichtigsten Bausteine des klassischen Projektmanagements ansehen. Diese können Sie auf ihre eigenen Projekte anwenden und so Ihre Projektplanung besser strukturieren.

Was ist eigentlich ein Projekt? Und wozu Projektmanagement?

Die Frage klingt einfach – aber was ist eigentlich ein Projekt?

Es gibt ein paar Merkmale, anhand derer sich Projekte von anderen, dauerhaften Aufgaben und Tätigkeiten unterscheiden:

• Es gibt ein klares und messbares Ziel, auf das hingearbeitet wird (z.B. „Einführung einer Zeiterfassungssoftware“, „Entwicklung eines neuen Produktes“, „Durchführung einer Veranstaltung“).
• Beginn und Ende des Projektes sind definierbar, das Projekt ist also zeitlich begrenzt.
• Die einzelnen Aufgaben im Projekt werden einmalig durchgeführt, um das Ziel zu erreichen (nicht regelmäßig wiederkehrend).
• Es wird ein eigenes Projektteam gebildet, das oft von der normalen Unternehmensorganisation abweicht.

Projektmanagement wiederum umfasst Methoden und Werkzeuge, wie Projekte geplant und durchgeführt werden. Hierfür existiert nicht das eine Projektmanagement, sondern verschiedene Vorgehensmodelle.

Im modernen Projektmanagement gibt es zwei große Gruppen von Vorgehensmodellen, die sich deutlich unterscheiden: Das traditionelle und das agile Projektmanagement.

• Unter traditionellem oder klassischem Projektmanagement versteht man einen plangetriebenen Projektablauf: Ein Projekt wird definiert, geplant und dann entsprechend des Planes umgesetzt. Dieses Vorgehen eignet sich insbesondere für klar definierbare Projekte, bei denen sowohl das Ergebnis als auch der Weg dahin klar beschrieben werden können.

• Agiles Projektmanagement spielt dann seine Stärken aus, wenn zu Projektbeginn noch nicht klar ist, wie das fertige Produkt aussehen wird und welcher Aufwand dafür notwendig ist. Dies ist oft in Softwareprojekten der Fall, wenn das Projektteam immer wieder auf Änderungen durch Kunden- und Nutzerfeedback reagieren können muss. Zwei Methoden des agiles Projektmanagements sind Scrum und Kanban.

Wir werden uns im Folgenden auf das traditionelle Projektmanagement beschränken, da auch heute die meisten kleineren Projekte auf diese Art gut durchgeführt werden können.

Projektbeispiel: Eine Zeiterfassungssoftware einführen

Schauen wir uns das Management eines kleineren Projektes an einem konkreten praktischen Beispiel an:

Lisa ist seit kurzem kaufmännische Mitarbeiterin bei der Eventicx GmbH, einer mittelständischen Agentur im Veranstaltungsbereich mit 25 Mitarbeitern.

Von diesen Mitarbeitern arbeiten einige im Büro, einige nur vor Ort beim Kunden während Events (Durchführung, Vor- und Nachbereitung) und andere sind in beiden Bereichen tätig. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird in Excel-Listen erfasst. Die Kollegen im Außeneinsatz notieren ihre Einsatzzeiten auf Papiervordrucken, die dann durch die Personalassistenz eingegeben werden. Dieses Vorgehen ist sehr zeitaufwändig und anfällig für Flüchtigkeitsfehler.

Lisa erhält daher von ihrer Geschäftsführerin den Auftrag, eine Zeiterfassungssoftware für das Unternehmen auszuwählen und einzuführen. Sie kann dafür in den kommenden drei Monaten ein Drittel ihrer regulären Arbeitszeit aufwenden und in begrenztem Rahmen die beiden Teamleiter für Verwaltung und Eventdisposition einbinden. Sie soll ebenfalls die Abstimmung mit dem externen IT-Dienstleister übernehmen.

An diesem Beispiel lassen sich bereits einige wichtige Begriffe des Projektmanagements erkennen:

• Zielsetzung: Die Projektaufgabe ist definiert und messbar: „Auswahl und Einführung einer Zeiterfassungssoftware“.
• Es gibt verschiedene Rollen im Projekt: Auftraggeber (Geschäftsführung), die Projektleiterin (Lisa), ihr Projektteam (Teamleiter der Teilbereiche, IT-Dienstleister) sowie eventuell weitere Beteiligte („Stakeholder“) wie Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragte.
• Ressourcen: Lisa selbst hat ein Zeitbudget für das Projekt (1/3 ihrer Regelarbeitszeit) und arbeitet an ihren regulären Aufgaben weiter. Auch die anderen Mitglieder des Projektteams führen den zeitlichen Aufwand „nebenbei“ durch. Der externe IT-Dienstleister wird zudem jede Stunde seines Aufwandes in Rechnung stellen.
• Projektorganisation: Die Organisationsstruktur des Unternehmens bleibt unverändert, das nennt man auch „Einfluss-Projektorganisation“ oder „Stablinien-Projektorganisation“. Das Gegenbeispiel in größeren Projekten wäre eine autonome Projektorganisation, wo Mitarbeiter komplett für das Projekt freigestellt werden.
• Zeitliche Vorgabe: Die Geschäftsführung wünscht eine Realisierung innerhalb von drei Monaten. Lisa muss nun ihr Projekt soweit planen, um sagen zu können, ob das eine realistische Vorstellung ist. Wenn nicht, muss entweder der Projektzeitraum verlängert, die Ressourcen erhöht oder der Projektumfang verringert werden.

Da die Projektgröße überschaubar ist und sich die Anforderungen im Projektverlauf vermutlich nicht signifikant ändern werden, entscheidet sich Lisa, das Projekt mit Hilfe des klassischen Projektmanagements umzusetzen.

Die Phasen des Projekt-Managements

Der Projektlebenszyklus untergliedert sich in folgende Phasen des Projektmanagements:

1. Initialisierungsphase
2. Definitionsphase
3. Planungsphase
4. Steuerungsphase
5. Abschlussphase

Achtung: Die Phasen des Projektmanagements unterscheiden sich von den eigentlichen, fachlichen Projektphasen: Die fachliche Arbeit im Projekt geschieht zum großen Teil in der Steuerungsphase. Das wird aus dem folgenden Diagramm ersichtlich:

Wir werden uns die einzelnen Projektmanagementphasen für unser Fallbeispiel zur Einführung einer Zeiterfassungssoftware im Folgenden genauer ansehen.

Das Projekt startet – die Initialisierungsphase

Wann beginnt ein Projekt? Lisa hat von ihrer Chefin einen Auftrag bekommen und könnte direkt loslegen. Vorher sollte sie jedoch noch überlegen, ob ihr nicht noch wichtige Angaben fehlen. Folgende Punkte möchte Lisa im Vorfeld noch klären:

• Welche Entscheidungskompetenzen hat sie als Projektleiterin, sowohl personell als auch finanziell?
• Wann sind Freigaben des Auftraggebers erforderlich? In unserem Fall möchte die Geschäftsführung die im Projekt gesammelten Anforderungen sowie die Auswahl des am besten geeigneten Anbieters der Zeiterfassungssoftware explizit freigeben, bevor das Projekt fortgesetzt wird.
• Lassen sich konkrete Ziele aus der Projektidee ableiten? Was ist dem Auftraggeber besonders wichtig?
• Welche Informationen sind vor Projektbeginn noch notwendig?

All diese Dinge können in einem Projektsteckbrief festgehalten werden, damit alle Beteiligten den gleichen Stand haben.

Ziele benennen und priorisieren – die Definitionsphase

In der Definitionsphase werden die Ziele des Projektes formuliert und Projektphasen mit Meilensteinen herausgearbeitet.

Grundsätzlich bilden die Zielgrößen Leistungsziele, Terminziele und Kostenziele das sogenannte "Magische Dreieck" im Projektmanagement: Wird eine dieser Größen verändert, hat das Einfluss auf mindestens eine der anderen Größen im Dreieck. Oft ist es nützlich, zur Abgrenzung auch die Dinge zu benennen, die nicht Ziel des Projektes sind.

In größeren Projekten kann allein die Zielanalyse schnell komplex werden, da Konflikte zwischen den Zielen unvermeidlich sind und Prioritäten festgelegt werden müssen. Lisa will jedoch das Projekt nicht unnötig aufblähen und belässt es bei einer einfachen Liste von Leistungs-, Termin- und Kostenzielen, die sie in ihrem Projektteam abgestimmt hat.

Unter Berücksichtigung der Ziele kann nun das Projekt in einzelne Phasen unterteilt und Meilensteine definiert werden. Grundsatz: Jede Projektphase endet mit einem Meilenstein.

Aber Achtung, wie bereits oben gesagt: Eine fachliche Projektphase ist hier nicht gleichzusetzen mit den Phasen des Projektmanagements an sich.

Lisa unterteilt ihr Projekt in folgende Phasen:

1. Anforderungen sammeln – Meilenstein: Anforderungen an die Software sind in einem Lastenheft definiert.
2. Marktrecherche und Vorauswahl – Meilenstein: Geeignete Anbieter sind ausgewählt.
3. Entscheidungsfindung durch Geschäftsführung – Meilenstein: Zeiterfassungssoftware ist ausgewählt.
4. Produkt mit Mitarbeitern testen – Meilenstein: Die Software wurde getestet und als geeignet befunden.
5. Software im Unternehmen einführen – Meilenstein: Die Zeiterfassung wird von allen Mitarbeitern genutzt.

Unterschätzen Sie den Aufwand der Definitionsphase nicht! Werden in dieser Phase nicht alle oder die falschen Annahmen getroffen, sind im Projektverlauf Planänderungen notwendig, die wiederum Mehraufwand nach sich ziehen. Wenn Sie in dieser Phase die Anforderungen noch nicht ausreichend definieren können, sind agile Managementtechniken für Ihr Projekt vielleicht besser geeignet.

Dem Projekt Struktur geben – die Planungsphase

Die Ziele, Phasen und Meilensteine sind definiert. Nun beginnen Sie, die Umsetzung des Projektes im Detail zu planen.

Der Projektplan besteht eigentlich aus bis zu vier Einzelplänen, die sich gegenseitig ergänzen:

• Projektstrukturplan: Was soll im Einzelnen gemacht werden?
• Terminplan: Wann soll es erledigt sein?
• Ressourcenplan: Womit soll es umgesetzt werden?
• Kostenplan: Wieviel kosten die einzelnen Bereiche des Projektes?

Gerade in kleineren Projekten gilt auch hier: Pläne müssen auch einen Nutzen bringen und sind kein Selbstzweck. Lisa entscheidet daher, auf einen ausführlichen Ressourcen- und Kostenplan zu verzichten, da diese in dem überschaubaren Projekt nur zusätzliche Verwaltungsarbeit verursachen, aber keinen entscheidenden Vorteil in der Projektsteuerung bringen würden.

Der Projektstrukturplan und der Terminplan hingegen sind in den meisten Projekten unverzichtbar, daher schauen wir sie uns im Folgenden genauer an.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist die Basis für alle anderen Pläne. Sie sollten daher besonders genau darauf achten, dass dieser Plan vollständig ist.

Ziel des Projektstrukturplanes ist es, das Projekt in handhabbare Teile zu gliedern, meist in Teilprojekte, Aufgaben und Arbeitspakete. Ein Arbeitspaket ist dabei eine in sich geschlossene Aufgabe, die nicht weiter unterteilt werden kann.

Je nach Projekt kann die Projektstruktur nach Projektphasen, Objekten oder Funktionen gegliedert sein - Mischformen sind möglich und kommen in der Praxis oft vor.

Lisa entscheidet sich, die Struktur ihres Zeiterfassungs-Projektes an den Projektphasen zu orientieren:

Terminplan

Der Terminplan gibt die Reihenfolge der Aufgaben vor und ergänzt diese um konkrete Termine, wann diese erledigt sein sollen.

Die einfachste Variante eines Terminplans ist der Meilensteinplan, bei dem die einzelnen Meilensteine mit konkreten Zielterminen versehen werden. So handhabt es auch Lisa bei ihrem Zeiterfassungsprojekt.

In komplexeren Projekten sind für die Ablauf- und Terminplanung Balkenpläne (so genannte Gantt-Diagramme) oder Netzpläne weit verbreitet. Sie werden insbesondere dann benötigt, wenn es verzweigte Abhängigkeiten oder zeitliche Bedingungen gibt. Mit ihrer Hilfe kann beispielsweise der kritische Pfad eines Projektes bestimmt werden: Verzögert sich eine Aufgabe, die zum kritischen Pfad gehört, dann verzögert sich zwangsläufig auch das gesamte Projekt.

Ressourcen- und Kostenplan

Wie bereits erwähnt, verzichtet Lisa auf die Aufstellung eines umfangreichen Ressourcen- und Kostenplanes, weil das Projekt überschaubar ist. Stattdessen übergibt sie ihrer Geschäftsführerin eine Schätzung in Form einer Gesamtkostenermittlung.

In größeren Projekten müssen Sie sowohl die Kosten als auch die benötigten Ressourcen für jede Phase genauer planen, da Sie nur so Abweichungen vom Plan überhaupt rechtzeitig feststellen können.

Das Projekt durchführen – Steuerungsphase

Nun geht es um die Umsetzung des Projektplanes: Das Projektteam bearbeitet die einzelnen Vorgänge, Lisa als Projektmanagerin kontrolliert den Fortschritt, vergleicht diesen mit den erstellten Plänen und steuert bei Bedarf das Projekt. Dafür muss Lisa über aktuelle Informationen zum Projektstand verfügen: Je früher sie Abweichungen erkennen und eingreifen kann, desto kleiner ist der Änderungsaufwand.

Um den aktuellen Projektstatus zu bestimmen, ist der geschätzte Fertigstellungsgrad des Projektes die wichtigste Kenngröße. Er gibt an, wie weit das Projekt tatsächlich schon fortgeschritten ist.

Es gibt im Projektmanagement verschiedene Ansätze, den Fertigstellungsgrad zu bestimmen - sie unterscheiden sich im Wesentlichen beim Verhältnis von Aufwand zu Genauigkeit. Sie alle vorzustellen, würde mindestens einen eigenen Artikel füllen.

Lisa möchte auch hier den Aufwand gering halten und entscheidet sich dafür, den Projektstatus durch eine wöchentliche Betrachtung von Zeitproportionalität und Restaufwandsschätzung zu bestimmen.

Bei der Zeitproportionalität wird das Verhältnis von der bereits geleisteten Arbeitszeit zum geschätzten Gesamtaufwand einer Aufgabe betrachtet. Wenn also für eine Aufgabe vier Projekttage vorgesehen waren und bereits drei erbracht wurden, wäre die Aufgabe gemäß Zeitproportionalität bereits zu 75 % erledigt.

Es ist leicht zu erkennen, dass diese Denkweise zu kurz greift, da unvorhergesehene Schwierigkeiten oder falsche Schätzungen nicht berücksichtigt werden. Deshalb kombiniert man die Methode der Zeitproportionalität oft mit einer Restaufwandsschätzung: Hierbei wird für eine Aufgabe geschätzt, wie viel Restaufwand voraussichtlich noch notwendig ist, um die Aufgabe fertig zu stellen.

Es kann also passieren, dass wie oben in einer Aufgabe von vier Projekttagen bereits 75% der geplanten Zeit erbracht wurden, aber der Aufgabenverantwortliche schätzt, dass noch drei weitere Tage zur Fertigstellung notwendig sind. Die Aufgabe ist also nicht zu 75% fertig gestellt, sondern erst zur Hälfte! Außerdem liegt der Gesamtaufwand um 50% über der Schätzung

Damit Lisa den Fertigstellungsgrad sowohl des Gesamtprojektes als auch der einzelnen Aufgaben zuverlässig bestimmen kann, ist eine geeignete Projektzeiterfassung unabdingbar, um die bereits erbrachten Projektstunden ermitteln zu können. Eine Möglichkeit dafür ist unsere eigene Zeiterfassung Timicx, es gibt aber auch viele weitere Online-Services für Ihre Projekte.

Am Ende der Steuerungsphase hat Lisas Projektteam die in der Definitionsphase gesetzten Meilensteine abgearbeitet: Es wurden die Anforderungen an eine Zeiterfassung gesammelt, mögliche Produkte evaluiert, die Entscheidung für einen Anbieter getroffen und die Software im Unternehmen eingeführt.

Wie Sie merken, haben wir uns hier gar nicht mit den Inhalten der einzelnen fachlichen Projektphasen beschäftigt. Das zeigt auch, wie universell die Werkzeuge des Projektmanagements einsetzbar sind, unabhängig vom konkreten Projektthema.

Das Projekt zu Ende bringen – Abschlussphase

Die letzte Phase des Projektmanagements ist der Projektabschluss. Doch wann ist ein Projekt eigentlich zu Ende? Die Antwort auf diese Frage ist gar nicht so einfach:

• Wenn der Projektgegenstand an den Auftraggeber übergeben wurde?
• Wenn das Projektteam aufgelöst wurde?
• Nachdem der Projekterfolg gemessen und bewertet wurde?

Bei Lisas Zeiterfassungsprojekt wurde als Abschlusskriterium festgelegt, dass die Zeiterfassungssoftware in der Eventicx GmbH eingeführt und durch den IT-Dienstleister in den Produktivbetrieb übernommen wurde. Durch ihr strukturiertes Projektmanagement konnte Lisa Probleme immer rechtzeitig erkennen und durch gezielte Projektsteuerung das Projekt mit ihrem Team termingerecht fertig stellen.

Um das Geleistete zu feiern und um das Projekt auch emotional abzuschließen, lädt Lisa ihr Team zum Projektabschluss in das Stammlokal der Eventicx GmbH ein. 🍻

Für Lisa selbst steht jedoch im Nachgang noch etwas Arbeit an: Bei der Nachkalkulation stellt sie fest, dass zwar der Projekttermin gehalten werden konnte, der Zeitaufwand intern jedoch um 15 % höher lag als veranschlagt. Außerdem wurden die geschätzten Kosten für den externen Dienstleister leicht überschritten.

Lisa fasst in ihrer Projektdokumentation noch die Gründe und die "Lessons Learned" für zukünftige Projekte zusammen, dann ist auch für sie das Projekt abgeschlossen. Die fortlaufende Betreuung der eingeführten Zeiterfassungssoftware übernimmt von nun an der IT-Dienstleister.

Zusammenfassung

Wir haben uns in diesem Artikel anhand eines praktischen Beispiels zur Einführung einer Zeiterfassung mit den wichtigsten Begriffen rund um das Thema des klassischen Projektmanagements vertraut gemacht. Sie sollten jetzt also sicher einordnen können, was die Begriffe

• Projekt,
• Projektphasen,
• Meilensteine,
• Projektplanung,
• Projektsteuerung und
• Projektabschluss

bedeuten.

Trotz der Länge dieses Textes konnten wir die einzelnen Themen nur anreißen - jeder einzelne Bereich des Projektmanagements würde sicher mindestens einen eigenen Blog-Artikel füllen.

Haben Sie Wünsche, welche Themen wir einmal genauer beleuchten sollen und wie Sie unsere Projektzeiterfassung dabei unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung. 🙂