Zeitmanagement III: Fokussierung ist der Weg zu mehr Freizeit
Im dritten und letzten Teil unserer kurzen Serie zum Thema Zeitmanagement geben wir Ihnen ein „Best of“ der Zeitmanagement-Tipps aus dem Bereich Arbeitsweise.
Zahlreiche Dinge lenken Sie bei der Erledigung von Aufgaben ab. Daher an dieser Stelle einige Denkanstöße, wie Sie sich besser auf Aufgaben fokussieren und diese effizienter abarbeiten können. Natürlich kann eine solche Liste nie allgemeingültig oder vollständig sein: Jeder von uns ist individuell, letztlich müssen Sie selbst herausfinden, welche Arbeitsweise am besten zu Ihnen passt.
1. Bearbeiten Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst.
Dieser Tipp kann als die goldene Regel des Zeitmanagements betitelt werden. Identifizieren Sie jeden Tag die zwei bis drei wichtigsten Aufgaben und arbeiten Sie diese zuerst ab. Damit haben Sie das Wesentlichste erledigt und Sie können den Tag als erfolgreich ansehen. Anschließend wechseln Sie zu weniger bedeutenden Aufgaben.
2. Schließen Sie sich ein, konzentrieren Sie sich und minimieren Sie Produktivitätseinbußen.
Eine Umfrage von salary.com ergab, dass 88 Prozent der Befragten jeden Tag auf Arbeit Zeit verschwenden:
- 62 Prozent verschwenden bis zu 1 Stunde täglich
- 16 Prozent verschwenden ungefähr 2 Stunden täglich
- 10 Prozent verschwenden täglich mehr als 3 Stunden
Erschreckend, oder? Die größten Produktivitätseinbußen sind sicherlich die Ablenkungen durch Social Media und das E-Mail-Postfach. Achten Sie aktiv darauf, wieviel Zeit Sie investieren und bereits dadurch verbringen Sie automatisch und unbewusst weniger Zeit damit.
Unternehmen Sie auch aktiv etwas dagegen: Schließen Sie Social-Media-Tabs und deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie diese nicht unbedingt brauchen. Jede Benachrichtigung kostet Sie Konzentration und minimiert Ihre Produktivität. Gleiches gilt für die Benachrichtigungen auf dem Smartphone.
3. Halten Sie sich nicht an unwichtigen Details auf.
Immer wieder verzögert sich die Fertigstellung von Projekten, weil wir uns an unbedeutenden Details aufhalten. Dabei ist Perfektionismus positiv und negativ zugleich. Wir Deutschen neigen dazu, Produkte mit einem Qualitätsanspruch von 150% auszuliefern. Dabei ist das in der Regel nicht gefordert und führt unnötig zu Verzögerungen und Stress. Stellen Sie also Dinge fertig und optimieren diese dann in der Realumgebung.
4. Denken Sie nicht an die Gesamtheit Ihrer Aufgaben.
Es geht schnell, sich überlastet zu fühlen. Es reicht meist aus, dass Sie an Ihre komplette Aufgabenliste denken. Aber kein Gedanke daran macht diese Liste kürzer. Also konzentrieren Sie sich in diesem Augenblick lieber auf Ihre aktuelle Aufgabe. Ein Schritt nach dem anderen.
5. Organisieren Sie sich.
Verschwenden Sie viel Zeit mit der Suche von Dateien auf Ihrem Computer? Nehmen Sie sich Zeit, um ein Verwaltungssystem für Ihre Dateien zu strukturieren und einzuführen.
Wenn Sie organisiert arbeiten, hilft es Ihnen, Zeit zu sparen. Sie müssen nicht gleich die strukturierteste Person werden, aber schaffen Sie ein Ablagesystem, schaffen sie feste Plätze für Dinge auf dem Schreibtisch, räumen Sie Newsletter-Abonnements auf und ähnliches.
Egal welche dieser Tipps Sie für sich realisieren, oberstes Ziel des Zeitmanagements ist es nicht, mehr Aufgaben in der gleichen Zeit zu schaffen. Die zentrale Frage des Zeitmanagements ist es vielmehr: „Was kann ich tun, um mehr Zeit mit dem zu verbringen, was mir Spaß macht?“. Dabei soll es Ihnen gelingen, Verpflichtungen so zu gestalten, dass Sie glücklich sind und Ihre Arbeit gern erledigen.
Es ist kein Traum, sondern in der heutigen Zeit realisierbar. Das Umdenken setzt in vielen Bereichen ein. Daher gilt: Seien Sie offen für Gelegenheiten. Kennen Sie sich und ihre Wünsche. Leben Sie Ihre Leidenschaft.
Diese kleine Serie soll der Auftakt für weitere Beiträge aus dem Kosmos von Work-Life-Balance, New Work, 30-Stunden-Woche & Co. sein. Welche Erfahrungen haben Sie dazu gemacht? Schicken Sie uns Ihre Ideen, Meinungen und Anregungen, wie Arbeit in Zukunft aussehen sollte.
