Zeitmanagement II: „Pläne sind nichts; Planung ist alles!“
Haben Sie in unserer schnelllebigen Zeit immer mehr das Gefühl, überlastet zu sein? Doch woher kommt das Gefühl und die scheinbare Sorge, den Ansprüchen unseres Umfelds nicht mehr gerecht zu werden?
Eine Erklärung ist, dass viele Menschen versuchen, hyper-produktiv zu sein. Es sind diejenigen, die von Aufgabe zu Aufgabe wechseln, fortwährend Mails prüfen, irgendetwas organisieren, telefonieren und Aufträge ausführen.
Zahlreiche Menschen folgen dem Ansatz, dass fortlaufend hart zu arbeiten und regelmäßig an ihre Belastungsgrenze zu gehen, notwendig ist, um erfolgreich zu sein. Während dieser Glaube in gewissem Maße wahr sein mag, führt er zu einer gedankenlosen "Produktivität" – einem ständigen Bedürfnis, etwas zu tun, ohne die Relevanz der Tätigkeit zu hinterfragen. Die Folge: die Aufgabenliste wird länger und der Stressfaktor steigt.
Bei Timicx haben wir viel mit Zeit, Zeiterfassung und Zeitmanagement zu tun. Wir haben daher für Sie ein kleines „Best of“ an Zeitmanagement-Tipps zusammengestellt. In diesem Teil 2 von 3 beschäftigen wir uns nun mit der Aufgabenplanung. Sie ist ein weiterer zentraler Aspekt des Zeitmanagements, denn nur auf Basis einer guten Planung können Sie Ihren Zeiteinsatz optimieren und mehr Freizeit für sich schaffen.
Daher an dieser Stelle einige Denkanstöße, wie Sie Ihre Aufgabenplanung verbessern können. Natürlich kann eine solche Liste nie allgemeingültig oder vollständig sein: Jeder von uns ist individuell, letztlich müssen Sie selbst herausfinden, welche Arbeitsweise am besten zu Ihnen passt.
1. Der Zeitplan: Blocken Sie sich Zeitkontingente im Kalender.
Getreu Dwight D. Eisenhower „Pläne sind nichts; Planung ist alles!“ sollten Sie sich nicht nur Zeitlimits setzen, sondern dafür Blöcke im Kalender reservieren. Sie können diese Methodik für eine Arbeitswoche nutzen, aber auch zum Beginn des Arbeitstags Ihre Zeitslots planen.
Machen Sie gern ein Spiel daraus. Setzen Sie sich etwas unter Druck, um Aufgaben zu erledigen und die Uhr zu schlagen.
2. Fangen Sie früh an.
Keine Sorge, dieser Tipp bezieht sich nicht auf den Start Ihrer Arbeitszeit – hier müssen Sie natürlich schauen, wann Sie am leistungsfähigsten sind. Vielmehr geht es darum, wann Sie Aufgaben auf der Terminschiene angehen. Starten Sie ihre Aufgaben frühzeitig und schaffen Sie Puffer für Ungeplantes.
3. Gewöhnen Sie sich an, Zeitlimits für Aufgaben festzulegen.
Geben Sie sich pro Aufgabe ein Zeitlimit: Also nicht in den Modus verfallen „ich bleibe so lang im Büro, bis die Aufgabe erledigt ist“, sondern „ich werde zwei Stunden an dieser Aufgabe arbeiten“. Das hilft Ihnen, mehr über das eigene Arbeitstempo zu erfahren und zukünftig effizienter zu planen. Die Zeitbeschränkung hilft Ihnen zudem, sich zu konzentrieren und effizienter zu arbeiten, auch wenn Sie am Ende vielleicht noch eine Stunde zusätzliche Arbeitszeit investieren.
Gleiches gilt für Meetings. Auch hier sollten Sie ein festes Zeitfenster einplanen und den Teilnehmenden vorab eine klare Erwartungshaltung mitteilen. So kann sich jeder vorbereiten und Meetings verlaufen effizienter.
4. Gleichartige Aufgaben zusammenziehen.
Sie müssen beispielsweise in einer Arbeitswoche drei Programmieraufgaben lösen, einen Finanzierungsplan schreiben, zwei Vertriebskampagnen planen und ein Werbevideo produzieren. Wählen Sie hierfür nicht irgendeine Reihenfolge, sondern fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen und erledigen sie nacheinander. Denn unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Arten des Denkens. Es ist sinnvoll, das Gehirn nicht ständig umschalten zu lassen.
5. Fassen Sie Kleinstaufgaben zusammen.
Viele kleine Aufgaben warten auf uns innerhalb einer Arbeitswoche. Dabei gerät oft aus dem Blick, dass sich diese kleinen Zeitfenster schnell summieren und viel Zeit rauben. Oft kommen noch unverhältnismäßige Vorbereitungszeiten dazu. Prüfen Sie Ihre To-Do-Liste auf solche Aufgaben und erledigen Sie diese an einem Stück.
6. Arbeiten Sie am Wochenende, wenn Sie können. Aber nur ein bisschen.
Es klingt komisch und jeder Personalrat wird Sturm laufen, aber dieser Tipp hilft, die Arbeitsbelastung wochentags zu reduzieren. Arbeiten Sie am Wochenende zwei bis vier Stunden und schaffen Sie sich wochentags Luft im Terminplan. Sie fühlen sich weniger gestresst und dank der Technologie unserer Zeit, müssen sie für die Wochenendarbeit nicht einmal ins Büro fahren.
7. Nutzen Sie eine Zeiterfassung.
Wichtig ist, dass Sie Ihre Arbeitszeit laufend erfassen. Schauen sie (halb-)monatlich darüber und prüfen Sie, ob bestimmte Bereiche ungerechtfertigt absurde Mengen Ihrer Zeit beanspruchen. Sollte dem so sein, finden Sie Wege, diese Prozesse effizienter zu gestalten, an jemanden intern zu delegieren oder auszulagern.
Diese kleine Serie soll der Auftakt für weitere Beiträge aus dem Kosmos von Work-Life-Balance, New Work, 30-Stunden-Woche & Co. sein. Welche Erfahrungen haben Sie dazu gemacht? Schicken Sie uns Ihre Ideen, Meinungen und Anregungen, wie Arbeit in Zukunft aussehen sollte.
