Erste Schritte mit Timicx

Nachdem Sie Ihr Timicx-System aktiviert haben, sollten Sie es zunächst entsprechend Ihrer Anforderungen konfigurieren. Wir empfehlen Ihnen, zunächst die folgenden Schritte durchzuführen:

Schritt 1: Legen Sie Ihren Stundensatz fest

Neben dem Zeitaufwand in Stunden berechnet Ihnen Timicx auch die Beträge, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen können. Damit diese Umsätze korrekt ermittelt werden, sollten Sie zunächst einen Stundensatz angeben, der für die meisten Leistungen Ihres Unternehmens zutrifft:

1. Wählen Sie im Administrations-Menü den Punkt Kosten:
   
2. Legen Sie im erscheinenden Formular den Stundensatz fest, den Sie Ihren Kunden üblicherweise für Ihre Leistungen in Rechnung stellen:
   
3. Klicken Sie im Menü rechts auf Speichern.

Schritt 2: Definieren Sie Tätigkeiten

Tätigkeiten beschreiben die Art Ihrer Arbeit genauer, typische Tätigkeiten sind beispielsweise "Kundenbetreuung", "Meeting", "Programmieren" oder "Verwaltung". Überlegen Sie zunächst, welche die in Ihrem Unternehmen vorkommenden Tätigkeiten sind.

Definieren Sie diese dann in Timicx:

1. Wählen Sie im Administrations-Menü den Punkt Tätigkeiten:
   
2. In der erscheinenden Liste sind bereits einige Beispiel-Tätigkeiten definiert. Sie können diese nutzen oder neue Tätigkeiten anlegen. Klicken Sie dazu auf Neue Tätigkeit hinzufügen:
3. Ein Dialog zum Bearbeiten der Tätigkeit erscheint. Fürs Erste geben Sie nur den Namen der Tätigkeit ein und klicken auf Speichern.
   

Sie können die Nutzung einzelner Tätigkeiten auch auf bestimmte Mitarbeiter-Gruppen beschränken. So stehen jedem Mitarbeiter nur die Tätigkeiten zur Auswahl, die er tatsächlich braucht.

Außerdem können Sie Tätigkeiten bei Bedarf Stundensätze zuweisen, die von dem in Schritt 1 festgelegten Standardsatz abweichen.

Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Projektstruktur

In Timicx erfassen Sie alle Ihre Stunden in Projekten. Die Projektstruktur ist dabei hierarchisch: Jedes Projekt kann beliebig viele Unterprojekte besitzen, welche wiederum weitere Unterprojekte haben können. Die Projektstruktur ist die Kernkomponente der Zeiterfassung.

Sie sollten sich daher zunächst mit dem genauen Aufbau der Projekthierarchie vertraut machen und überlegen, wie die Projektstruktur in Ihrem Unternehmen aussieht. Dann legen Sie die entsprechenden Projekte an:

1. Wechseln Sie in den Bereich Projekte:
   
2. Wählen Sie oben rechts die Schaltfläche Neues Projekt anlegen
   
3. Geben Sie dem Projekt im Tab Allgemein einen Namen und klicken Sie auf Speichern.
   

Um ein Unterprojekt eines bestehenden Projektes anzulegen, klicken Sie im Projektbaum mit der rechten Maustaste auf das Projekt und wählen Sie Neues Unterprojekt. Alternativ nutzen Sie das Aktionsmenü auf der rechten Seite der Übersichtsseite eines Projektes:

Schritt 4: Erfassen Sie Ihre Zeiten

Sie können Ihre Stunden auf zwei Arten erfassen: Entweder live, während Sie arbeiten, oder nächträglich, zum Beispiel am Ende eines Arbeitstages. Sie können zwischen beiden Erfassungsarten jederzeit wechseln.

Details finden Sie in den jeweiligen Hilfethemen:

• Projektzeiten live erfassen
• Projektzeiten nachträglich erfassen